Notaire Frédéric DEBOUCHE, LE ROEULX

 

Notaire Frédéric DEBOUCHE

LE ROEULX

Comment créer une société ? Étapes à suivre

La constitution d'une société comprend plusieurs étapes. 

Une société est créée au moyen d'un acte de constitution, qui détermine notamment toutes ses caractéristiques, lesquelles seront reprises dans ses statuts.

Pour passer cet acte, les futurs actionnaires, fondateurs de la société, devront préalablement procéder à certaines formalités ou accomplir certaines démarches. Il faudra d'abord établir un projet de statuts en fonction des caractéristiques qu'ils veulent conférer à leur société (forme, objet, capital, etc.). Il faudra également obtenir l'accès à la profession lorsque leur exercice est réglementé.

Toutes les étapes relatives à la constitution d'une société avant, pendant et après cette constitution, sont reprises ci-après. 

 
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Formalités préalables à la constitution d’une société

 

1. L’accès à la profession

On ne peut pas toujours commencer une activité librement dans n’importe quel secteur : pour certaines professions, l’accès est strictement réglementé (notamment pour les électriciens, les boulangers, etc.), pour d’autres, il existe une agréation, voire une licence. Pour obtenir l’accès à ces professions, il faut le plus souvent justifier de compétences techniques et de connaissances minimales de gestion. Ce sont les guichets d’entreprise qui vérifient si l’entrepreneur remplit les conditions d’accès à la profession pour l’activité qu’il compte exercer.

2. Les connaissances de gestion de base

Toute entreprise doit apporter la preuve de connaissances de gestion de base lors de son inscription à la BCE.

Qui doit posséder ces connaissances de base ? Celui qui exerce effectivement la gestion journalière de la société doit posséder les connaissances de gestion. Ce ne sont donc pas nécessairement les fondateurs ou les actionnaires. Toutefois, il existe des exceptions et des dispenses pour certaines entreprises.

Comment prouver les connaissances de gestion de base ? La connaissance de base peut être prouvée de deux manières : soit au moyen de diplômes et certificats (tout diplôme d’enseignement supérieur, un certificat spécial délivré au troisième degré de certaines branches de l’enseignement), soit par une certaine expérience professionnelle antérieure.

3. Le plan financier (« Business plan »)

La loi impose aux fondateurs d’une SA, d’une SRL, ou d’une SC, autrement dit, à toutes les sociétés à responsabilité limitée, de remettre au notaire chargé de dresser l’acte de constitution, un plan financier. Il s’agit d’un plan prévisionnel des besoins et des ressources de la société pour les deux premiers exercices sociaux. Un simple document alignant quelques chiffres ne constitue évidemment pas un plan financier valable.

Les fondateurs doivent remettre ce plan financier au notaire le jour de l’acte de constitution, après l’avoir signé. Ce plan est destiné à être conservé par le notaire, qui pourra devoir le communiquer en cas de faillite de la société dans les trois ans de sa constitution.

Vous devez expliquer, dans votre plan financier, comment vous comptez réaliser l’objet de la société. Vous devez faire une estimation des recettes et des dépenses de votre société pour une période d’au moins deux ans après sa constitution.

En outre, il convient de réfléchir soigneusement à la façon dont vous allez payer les investissements et les dépenses au cours des deux premières années. Si vous ne prévoyez pas suffisamment de moyens pour surmonter financièrement ces deux premières années, vous risquez, en cas de faillite dans les trois ans de la fondation, de voir votre responsabilité personnelle engagée pour les dettes de votre société, si le tribunal de l’entreprise constate une insuffisance ou irrégularité dans le plan financier que le tribunal aura réclamé au notaire.

4. Pour les apports en espèces libérés à l’acte : l'attestation bancaire

Dans le cas d’apports en espèces libérés à l’acte, les fondateurs doivent remettre au notaire le jour de l’acte une attestation bancaire.

Une simple ouverture de compte ne suffit pas : il faut prouver que ce compte a bien été ouvert au nom de la société en formation. C’est pourquoi, lors de la réalisation de ce dépôt, la banque devra remettre aux fondateurs une attestation bancaire prouvant que ces fonds sont à la disposition de la société. Cette attestation précise le montant du versement, le nom de la société à constituer, et le nom des

fondateurs qui déposent les fonds. Ces fonds restent bloqués jusqu’à ce que le notaire remette une autre attestation à la banque précisant que l’acte de constitution a été passé et déposé au greffe du Tribunal. Les fonds peuvent alors être débloqués et mis à la disposition de la société.

Le (ou les) fondateur(s) ne doit pas nécessairement faire un apport d’argent, ni de biens, comme par exemple un ordinateur ou une machine. Il peut constituer une SRL ou une SC en y apportant uniquement une idée ou un savoir-faire par exemple. Quoi qu’il en soit, il doit toujours y avoir un apport, sans quoi il n’est pas possible d’émettre des actions pour la SRL.

5. Pour les apports en nature : le rapport du réviseur d’entreprises et le rapport des fondateurs

En-dehors des apports en capital en argent, le capital de la société peut aussi être constitué au moyen d'autres apports. Ce sont les apports en nature (en ce compris les apports en industrie, en savoir-faire, ...). Aux fins de pouvoir déterminer une valeur correcte de ces apports, les futurs actionnaires devront les faire évaluer par un réviseur d'entreprises, qui rédigera un rapport. Ce document devra être remis préalablement à la constitution au notaire chargé de dresser l'acte.

Les futurs associés devront aussi établir et remettre au notaire le jour de l'acte le rapport des fondateurs. Ce rapport devra exposer la justification détaillée de l'intérêt pour la société de ces apports en nature. Ce rapport permettra aux fondateurs de se rendre réellement compte de l’utilité du bien qui sera apporté par l’un d’eux. Ils engageront leur responsabilité s’il s’avère que la valeur du bien apporté est manifestement exagérée, et si la stabilité de la société est mise en péril. Ce rapport devra également préciser les raisons pour lesquelles les fondateurs s’écarteraient éventuellement des conclusions du réviseur.

Le rapport des fondateurs est déposé en même temps que celui du réviseur au greffe du tribunal de l’entreprise. Il existe des exceptions. Dans certains cas, il ne faudra pas de rapport du réviseur.

 

L'acte de constitution et les statuts

 

La société est créée au moyen d’un acte de constitution, généralement dressé par acte notarié. Le recours à l’acte notarié est indispensable pour les sociétés à responsabilité limitée : sociétés anonymes (SA), sociétés à responsabilité limitée (SRL) ou sociétés coopératives (SC).

L’acte de constitution reprend les statuts de la société. Ce sont les règles de fonctionnement de la société : les statuts contiennent entre autre les clauses qui vont déterminer les règles de fonctionnement de la société et régir les rapports avec les personnes étrangères à la société, les rapports entre actionnaires eux-mêmes, les pouvoirs de ses représentants, le tout devant être évidemment conforme aux dispositions qui sont prescrites par la loi.

 

Les formalités postérieures à la constitution

 

La constitution d’une société se réalise en plusieurs étapes :

  1. Signature de l’acte de constitution de la société, avec l’adoption des statuts (qui sont déposés auprès de la banque des données de statuts) ;
  2. Dépôt de cet acte au greffe du tribunal de l’entreprise (expédition/copies in extenso et par extrait) ;
  3. Délivrance du numéro de l’entreprise au notaire, ce numéro est communiqué via la BCE (Banque carrefour des entreprises) et sera activé pour devenir aussi le numéro TVA ;
  4. Publication de l’acte constitutif par extrait, aux annexes du Moniteur belge. Le dépôt de l’acte constitutif de la société au greffe du tribunal confère à la société sa personnalité juridique. Les formalités de dépôt au greffe peuvent être accomplies par voie électronique par votre notaire, ce qui accélère le processus (c’est ce qu’on appelle « l’e-dépôt »). Votre société sera ainsi créée en quelques jours à peine !

Toute société doit s’inscrire à la BCE via le guichet d’entreprise. Toute société dont l’activité consiste à effectuer des livraisons de biens ou des prestations de services de façon habituelle et indépendante doit solliciter son immatriculation à la T.V.A. Enfin, en tant qu’entrepreneur indépendant, vous devrez vous affilier auprès d’une caisse de sécurité sociale.  

 

Les coûts d’une société

Le montant des frais pour la constitution d’une société par acte notarié varie d’un dossier à l’autre, mais nous pouvons déjà vous fournir, à titre indicatif, les montants suivants :

  • Le droit d’écriture HTVA : 95 €
  • Le droit d’enregistrement : 50 €
  • Les Frais de publication au Moniteur belge : 222,76 €
  • Les frais administratifs HTVA : entre 600 € et 950 €
  • Les honoraires HTVA : 22,56 €
  • La TVA sur le droit d’écriture : 19,95 €
  • La TVA sur les frais administratifs : entre 126 € et 189 €
 

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Il n’est désormais plus nécessaire de se rendre physiquement dans une étude notariale pour créer une société. L'acte de constitution peut être signé à distance par vidéoconférence et cette numérisation ne coûte rien de plus à l'entrepreneur.

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StartMyBusiness contient également des informations sur les aspects juridiques de l'activité en question. Pour plus d'informations, les entrepreneurs peuvent bien entendu prendre contact avec leur notaire. 

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